Qué debes tener en cuenta a la hora de organizar un evento deportivo

En la organización de eventos deportivos son muchos los aspectos que se deben tener en cuenta para alcanzar el éxito, y evitar que cualquier cabo suelto o mala planificación que dé al traste con los objetivos propuestos. Es fundamental tener muy claro aquello que queremos conseguir y dar todos los pasos necesarios para que todo quede atado. En este post vamos a ofrecerte algunas recomendaciones que deberás tener en cuenta si has de trabajar en la organización de un evento de estas características.

Pasos a seguir en la organización de un evento deportivo

Definir los objetivos que nos vamos a proponer, seleccionar el público objetivo al que nos vamos a dirigir, determinar qué práctica deportiva vamos a elegir y quiénes serán los participantes; así como desarrollar un presupuesto con todas sus partidas correspondientes serán los primeros pasos que deberemos dar.

Es esencial también elegir adecuadamente el recinto en el que vamos a desarrollar nuestra actividad y realizar una estimación aproximada del público con el que vamos a contar para, de esta forma, elegir un lugar que no nos ocasione problemas de aforo.

De igual manera, debemos saber qué material vamos a necesitar (ropa deportiva, balones, etcétera), y en este sentido es importante contar con marcadores deportivos portátiles aquí. En una competición que se precie, disponer de este elemento será fundamental para dotarlo de seriedad y profesionalidad. Utilizar estos marcadores nos ayudará a evitar posibles malentendidos o polémicas durante el desarrollo de nuestro evento deportivo.

Definir un organigrama y tramitar las licencias

Otro de los pasos que no nos debemos saltar es el de tramitar todos los permisos necesarios y licencias que vayamos a necesitar para desarrollar nuestra actividad. Si vamos a ocupar la vía pública, por ejemplo, será obligatorio contar con el consentimiento de la autoridad correspondiente. Del mismo modo que si queremos montar un puesto de comida o bebida necesitaremos contar con una licencia. Será importante también contratar un seguro de responsabilidad civil.

Es importante también que planteemos un organigrama con el personal que vamos a necesitar para que todo se desarrolle correctamente y determinar cuáles van a ser las funciones de cada persona. En este sentido, debemos tener en cuenta la seguridad, que ha de estar garantizada en todo momento.

Hacer público nuestro evento

Si queremos que nuestro evento deportivo sea un éxito, debemos darlo a conocer para obtener la respuesta del público que queremos conseguir. Será importante organizar una campaña en las redes sociales, crear una página web del evento y publicitarnos en los medios que consideremos oportuno.

En este sentido, convocar a los medios de comunicación, elaborar dossiers de prensa, material gráfico y audiovisual nos ayudará a generar un mayor impacto. Contar con una persona encargada del protocolo nos será muy útil para desempeñar esta labor. Es muy importante también llevar un control de las acreditaciones, invitaciones a personalidades, pases VIP, himnos, nombramientos y todas estas cuestiones.

Facilitar el trabajo a la prensa y despertar el interés de personalidades relevantes nos va a permitir contar con una mayor repercusión, lo que irá en beneficio de la consecución de nuestro objetivo y de que el evento resulte un éxito.

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